情報共有で突発的な仕事に対応 ~チームで取り組む「ビジネス整理術」 vol.10~

執筆者:芳垣 玲子

更新日:2017年02月01日

情報共有で突発的な仕事に対応

(vol.9の続き)

 営業部を例にとるなら、部員ですべてのお客様の過去の発注記録を洗い出し、突発的な依頼が多いお客様をピックアップしてみます。その中で、特にA社から「大至急○○を納品してほしい」という依頼が過去に何度も来ていることがわかれば、部内で話し合い、「毎週月曜日の午前中にA社に連絡し、発注の予定を確認する」などの先手策を決め、実行してみます。先に確認することで、突発的な注文に慌てることも減り、お客様にとっても連絡する手間が省けますから、双方にメリットがあります。

 また、特に重要なお客様であれば、2~3日に一度「御用聞き」をしてみるのも効果的です。それは「お客様を大切にしている」というメッセージにもなります。もちろん、それで100%上手くいくというわけではありません。「御用聞き」をしても、急な仕事の依頼を受けることもあります。その時、急な仕事を受けることで、他の重要な業務に大きな影響が出るようであれば、お客様に少しお待ちいただくようにお願いをしてはいかがでしょうか。受け入れられるとは限りませんが、こちらから定期的に確認をしているのですから、決して難しいことではないはずです。

 特に、短納期の発注依頼が多く、無理をすることが続いているのであれば、余裕をもって発注してもらえるようなルール作りを、お客様に相談してみるのもよいでしょう。大切なお客様だからこそ、双方にとってより良いルールを作ることが必要なのです。「断られてもともと」くらいの気持ちで、相談してみると、案外上手くいくものです。

(vol.11に続く)

この記事の専門家

株式会社人材育成社 取締役 コンサルタント

芳垣 玲子

法政大学大学院経営学研究科キャリアデザイン学専攻修了後、外資系保険会社、社員教育会社勤務を経て独立。専門は人的資源管理論。
主なコンサルティング・研修のテーマは、先手営業、長時間労働を撲滅する「管理者のための仕事の渋滞解消」、長時間労働を撲滅する「仕事の渋滞解消」、部下のほめ方・叱り方。

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