クラウドを利用した情報の共有化 1 ~情報活用編~

執筆者:齊藤 直子

更新日:2017年12月25日

情報共有で業務効率化

 企業の運営に必要な4要素である、ヒト、モノ、カネ、情報。この中で唯一、目に見えない資源である「情報」を全社的に有効活用するために、グループウェア(ファイル共有や掲示板、メール、スケジュール管理などの機能を有するツール)などを利用し情報の共有化を進めようという企業が多く見られる。そもそもなぜ情報の共有化が必要なのだろうか。情報が分断され一元管理されないと、どのような不都合が生じるのだろうか。

 情報が共有化されている状態とは、「離れた場所においても、必要なメンバー間で必要な情報をリアルタイムに知り得ることができる状態」と定義できる。その情報に漏れがあってはいけないし、ダブりがあっては業務の効率が悪くなる。一元化された環境を準備しても、必要なアクセス権限によって管理されるよう、情報の整理(どの範囲で、いつまで必要なのか、など)と統制(ルール化して運用すること)のもと、利用されなければ意味がない。

 情報共有がうまくいっていない例としては、こんなケースが挙げられる。
 顧客への提案書を営業部門と技術部門とが連携して作成する場合に、メールを使って互いに資料を添付してやりとりを行う際、どのファイルが最新版かわからなくなり、古いものに情報を上書きしてしまうケースだ。これにより、確認の手間や手戻りが発生する。最悪の場合、意図せず古い、誤った情報を顧客に提示することにもなりかねない。
 正しく情報共有が進められれば、顧客に対してより正確で迅速な対応が可能となり、社内での業務を効率化することもできるだろう。

 では、情報の共有化はどのようにすれば、うまく進められるのだろう。
 次回は、情報の共有化に適した環境からみていきたい。

クラウドを利用した情報の共有化 2に続く

この記事の専門家

齊藤 直子

中小企業診断士、管理栄養士、1級販売士
京都市内の私立病院にて管理栄養士として栄養指導や給食管理業務に従事したのち、生命保険業界を経て、SIer(システムインテグレーター)にてパッケージシステムの導入エンジニアとしてお客様のご要望と向き合う日々を過ごす。その後独立し、食に関する事業の相談や、様々な執筆活動など、これまでに得た幅広い知識と経験を活かし、中小企業診断士として活動中。

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