クラウドを利用した情報の共有化 3 ~成功事例編~

執筆者:齊藤 直子

更新日:2017年12月25日

まずは使い、普及させる

(2の続き)
 では、具体的にグループウェアなどを使って情報共有をうまく進めていくには、どのようなことがポイントになるだろうか。今回と次回にわたり、ステップを追ってみていこう。

(1)まずは困っている、成果が出そうな部署から導入し、成功事例を作る
 新たなシステムが導入されると、従業員が現状からの変化を面倒だと感じ、利用を躊躇することも多い。そのような悪いイメージを払拭するためにも、まずは一部で先行利用し成功事例を作るとよい。少人数で、比較的ITスキルの高いグループで使い始めてもらい、困りごとを解決した事例をまずは1つ作るのだ。モデルケースを見せることで、「自分のこんな困りごとにも適用できるのでは」と考え、他の従業員も使ってみよう、という気持ちがわいてくるだろう。

(2)各部門に情報共有担当者を指名し、システムの活用のための活動を行ってもらう
 成功事例ができたら、他部門にも展開を行おう。複数の部門がある場合は、新たなシステムを普及するためのリーダーを指名しよう。
 リーダーが普及員となり、使い方を部署内のメンバーに教える一方で、他のメンバーからの「こんなことはできないのか」といった疑問点を取りまとめる。そして自部門での活用方法や疑問点を他部門と共有することで、利用が広まっていく。さらに、よくある疑問点と解決法をFAQにとりまとめて社内に公開することで、活用をより広げることができるだろう。
 次回は、活動を途切れさせないための運用方法について、説明したい。

クラウドを利用した情報の共有化 4に続く

この記事の専門家

齊藤 直子

中小企業診断士、管理栄養士、1級販売士
京都市内の私立病院にて管理栄養士として栄養指導や給食管理業務に従事したのち、生命保険業界を経て、SIer(システムインテグレーター)にてパッケージシステムの導入エンジニアとしてお客様のご要望と向き合う日々を過ごす。その後独立し、食に関する事業の相談や、様々な執筆活動など、これまでに得た幅広い知識と経験を活かし、中小企業診断士として活動中。

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