クラウドを利用した情報の共有化 4 ~運用改良編~

執筆者:齊藤 直子

更新日:2017年12月25日

運用方法の改良を繰り返す

(3の続き)
(3)運用ルールを規定し、開始後は適宜見直しをする
 他部門への展開を行う際には、始めに運用ルールをしっかり規定しよう。
 トラブル解決がうまく行えず途中で放置されることや、使い方が統一されずどこに何があるのか、管理者が把握できなくなることを防ぐためだ。また、限られた人員などリソースを効率的に活用していくためにも必要な作業となる。

 まずは日常、定期、不定期など業務ごとに想定されるケースを洗い出し、それに関わる担当者・情報の流れ・情報を保管する場所などを規定し、運用を始める。
 運用を始めると、特定の担当者の業務負担が大きくなったり、手続き自体が煩雑で手間がかかりすぎるという意見が出たりと、想定していなかったようなケースも出てくるだろう。そのため、一定の利用期間を経た後、運用ルールの見直しを行おう。
 通常、セキュリティの強固さと使いやすさは反比例する。対象の業務の内容や、社員のITスキルに合わせて、ちょうど良い頃合いになるように調整していこう。

 自社ではどのような情報共有基盤を必要としているのか、それにはどのような機能が必要なのか。まずは使ってみることにより、そのシステムの良さや改善点が見えてくる。提供されているサービスの中には導入前に試用できるものも多いので、複数のサービスを比較検討してみるとよい。また、信頼できる事業者を選ぶために、サービスの事例紹介のイベント等に出向き不明点を確認したり、問い合わせ窓口での対応が適切かどうか確かめたりすることも有効だろう。
 クラウドサービスであれば、導入後、万一業務に合わない場合は、ある一定の期間で利用を中止し、他のサービスにも切り替えやすい。

 まずは小さくはじめて、従業員の意見などを踏まえながら改良を繰り返していくことで、自社により適切な情報共有基盤が構築されていくであろう。

この記事の専門家

齊藤 直子

中小企業診断士、管理栄養士、1級販売士
京都市内の私立病院にて管理栄養士として栄養指導や給食管理業務に従事したのち、生命保険業界を経て、SIer(システムインテグレーター)にてパッケージシステムの導入エンジニアとしてお客様のご要望と向き合う日々を過ごす。その後独立し、食に関する事業の相談や、様々な執筆活動など、これまでに得た幅広い知識と経験を活かし、中小企業診断士として活動中。

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