会議の時間短縮と質を高めるためのファシリテーションのポイント 3 ~事前準備編~

執筆者:秋田 和洋

更新日:2018年03月23日

事前準備で議論の骨子を把握する

(2の続き)
 ファシリテーションを実践するためのポイントについて、今回は事前準備、次回は会議進行中とそれぞれのシーンに応じて紹介する。

 何事にも通じる話ではあるが、ファシリテーションには事前の準備が非常に重要である。
 会議では、出席者の発言の理解や次にどのような問いかけをするかの検討など、その場で処理する物事の量は多い。ただし、一度に思考できる量には限界があるため、なるべく会議の場における思考を最小化するための準備を心掛けることである。準備のポイントは以下の2点である。

・出発点と到達点を明確にする
 出発点(現状)と到達点(あるべき状態)を明確にすることが重要である。その会議が終わった後、出席者がどのような状態になっていればよいか、とるべき行動は何か、を具体的に言語化する。
 例えば、会社の中期計画の検討など、議論するテーマによっては、複数回の会議が必要になる場合もある。その場合においては、最終的な到達点およびそこに達する期限を明確にした上で、そこからの逆算で各回における出発点と到達点を個別に設定する。

・議題を明確にする
 出発点と到達点が設定できれば、どのような道筋をたどるかを明確にできる。あるべき状態と現状との差分から、何について議論すべきかの議題をあらかじめ検討し、ファシリテーター自身の頭の中に議論の全体像を描いておくことが大切である。それによって、出席者の発言が議題に沿っているかを瞬時に判断することができ、もしも、議題から大きくずれた発言があった場合でも、軌道修正を促しながら、議論を適切な方向にリードすることができる。
 議論の全体像は、論理的に整理することが望ましく、ロジックツリーなどのツールを用い、モレなく、ダブりなく議題を洗い出す。そして、その議題の優先順位についてもあらかじめ目途を立てておくとよいだろう。

 次回は会議進行中のポイントについて紹介する。

会議の時間短縮と質を高めるためのファシリテーションのポイント 4に続く

この記事の専門家

中小企業診断士

秋田 和洋

横浜国立大学教育人間科学部 卒業

株式会社ウィル・シードにて大手企業を中心に主に新入社員や若手社員向けの教育施策のコンサルティングに従事。2016年4月、中小企業診断士登録。現在はこれまでの経験と資格を活かし、グローバルコンサルティングファームにて企画・人事・経理といったコーポレート機能全般を担う。幅広い守備範囲で経営層の意思決定をサポートしている。

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