物品・サービスの発注方法を見直そう 1 ～課題認識編～

　会社で購入する物品や利用しているサービスには、さまざまなものがある。物品の例としては、身近な文具を始め、名刺や封筒、電化製品、出張時の交通機関のチケットなどがある。サービスでは、パソコンやOA機器のメンテナンス、清掃業務、産業医や税理士といった専門家との顧問契約などが挙げられる。

　こうした経費について、どの程度のコストがかかっているか把握しているだろうか。特に物品については、本業にかかる経費と比較してその重要性が低いという判断により、スタッフ任せで購入しているケースが多いのではないかと思われる。

　改めて調査してみると、意外と多くの金額を使用していることがわかる。こうしたコストは、ボディブローのようにじわじわと効いてくるものである。気づいたときには会計年度の終わりが近くなり、対処できることが限られてしまうこともありがちな話である。さらには良くない話ではあるが、不正の温床になっていたケースも実際に存在する。

　筆者の経験では、家庭用品消費財の卸売業で、120名いる社員の1人当たり文具購入費用は、月額で2,000円、年間では300万円程度の支出があった。まさに「ちりも積もれば山となる」のことわざの通り、大きな金額なのである。

　読者の中に、このような経験を持つ人はいないだろうか。出張時の新幹線チケットを、格安チケットショップで社員がそれぞれ購入し、その領収書をもって旅費精算する。こまごまとしたデスク周りの文具類を社員が100円ショップに購入に行く。一見、日常風景として違和感がないかもしれない。
　しかし、もしこのような購入方法をしていた場合、実はさまざまな問題が潜んでいる。そのどこに問題があるのか、本稿の2で考えていきたい。

（物品・サービスの発注方法を見直そう 2に続く）