物品・サービスの発注方法を見直そう 1 ~課題認識編~

執筆者:屋代 勝幸

更新日:2017年12月04日

スタッフ任せの選定は問題

 会社で購入する物品や利用しているサービスには、さまざまなものがある。物品の例としては、身近な文具を始め、名刺や封筒、電化製品、出張時の交通機関のチケットなどがある。サービスでは、パソコンやOA機器のメンテナンス、清掃業務、産業医や税理士といった専門家との顧問契約などが挙げられる。

 こうした経費について、どの程度のコストがかかっているか把握しているだろうか。特に物品については、本業にかかる経費と比較してその重要性が低いという判断により、スタッフ任せで購入しているケースが多いのではないかと思われる。

 改めて調査してみると、意外と多くの金額を使用していることがわかる。こうしたコストは、ボディブローのようにじわじわと効いてくるものである。気づいたときには会計年度の終わりが近くなり、対処できることが限られてしまうこともありがちな話である。さらには良くない話ではあるが、不正の温床になっていたケースも実際に存在する。

 筆者の経験では、家庭用品消費財の卸売業で、120名いる社員の1人当たり文具購入費用は、月額で2,000円、年間では300万円程度の支出があった。まさに「ちりも積もれば山となる」のことわざの通り、大きな金額なのである。

 読者の中に、このような経験を持つ人はいないだろうか。出張時の新幹線チケットを、格安チケットショップで社員がそれぞれ購入し、その領収書をもって旅費精算する。こまごまとしたデスク周りの文具類を社員が100円ショップに購入に行く。一見、日常風景として違和感がないかもしれない。
 しかし、もしこのような購入方法をしていた場合、実はさまざまな問題が潜んでいる。そのどこに問題があるのか、本稿の2で考えていきたい。

物品・サービスの発注方法を見直そう 2に続く

この記事の専門家

中小企業診断士

屋代 勝幸

千葉県出身 1967年生まれ。東京都葛飾区在住。食品・機械部品・外資系消費財メーカーに勤務し、営業・営業企画・広報・宣伝・商品企画・調達・人事・総務の部署を経験。業務プロセス改善、ファシリティ管理、販売促進を得意とする。会社の健康研究所代表 ミラサポ専門家 東京都中小企業診断士協会城東支部地域支援部で活動に取り組んでいる。

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