物品・サービスの発注方法を見直そう 3 ~購入管理編~

執筆者:屋代 勝幸

更新日:2017年12月04日

購入品管理がコスト削減へ

(2の続き)
 これまで見てきた通り、物品購入においては全体最適の考えを持たなければいけない。それを理解したうえで、取り組みを開始する場合の手順例を以下に示す。

 まず、購入物品の洗い出しである。少なくとも直近3か月、可能であれば1年という期間において、「いつ」「誰が」「何を」「どこから」「いくらで」「いくつ」購入しているかを把握する。
 購入件数があまりに多い、例えば月間で1,000件を超えるような場合は、期間を短く、対象を少なくし、そこから積み上げて年間の数値を算出し、それを代表値としてもよい。この時点で、この物品のアイテム数や購入量が多すぎることに気づくことがある。この機会を活かし、併せて代替品を検討するとともに、似たような製品は仕様を統一することも検討したい。

 筆者の事例では、ファイリング用のフォルダやパイプ式ファイル、ノート・筆記用具などの身近な文具は、基準購入品とする商品の型番を会社が指定することで、購入時における選定の時間を省くことができた。また、購入量の管理により保管場所のスペース削減や補充が容易になるなど、在庫管理上の効果もみられた。

 そして、物品の種類、数量が把握できた後は、適切な購入先の選定である。既存取引先からの情報や展示会、インターネットなどから情報を得て、自社に合った取引先を選定していく。その際、購入にかかる工数(時間)を、現状のままの場合と変更した場合とで算出し、可視化しておく。これは、効果の比較検証のためにも有効である。

 こうして新しい購入プロセスを導入した後は、一定期間を置き、購入物品を把握した手順にのっとり、データを確認し、次の購入に活かしていく。こうして整理されたプロセスは、一連の業務の生産性向上ばかりでなく、担当者が異動したときの引き継ぎがスムーズになる効果も生む。

 これまで述べた通り、物品の購入にあたっては、単に単価のみを比較するばかりではなく、かかる工数やプロセス全体を考慮して対応していくことを考え、推進していただきたい。

この記事の専門家

中小企業診断士

屋代 勝幸

千葉県出身 1967年生まれ。東京都葛飾区在住。食品・機械部品・外資系消費財メーカーに勤務し、営業・営業企画・広報・宣伝・商品企画・調達・人事・総務の部署を経験。業務プロセス改善、ファシリティ管理、販売促進を得意とする。会社の健康研究所代表 ミラサポ専門家 東京都中小企業診断士協会城東支部地域支援部で活動に取り組んでいる。

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