マニュアル1つで業務改善!導入の効果や手順とは 2 ~手順編~

執筆者:筑間 彰

更新日:2019年02月06日

マニュアル作成のための「マニュアル」

(1の続き)
 いざマニュアルを作成しようと考えても、何から手をつけるべきか分からないという方も多いだろう。そこで、本稿では3つのステップに分けてマニュアルを作成するためのポイントを紹介する。

(1)事前準備、計画を立てる
 最初に決めるべきことは、マニュアル作成の目的、つまり何のためにマニュアルを作成するかということである。具体的には、「誰に対して」「どんな作業を」「何を目的に」ということを大まかに決める。前稿であげた飲食店の事例で言えば、「自分自身に対して」「うなぎの大量注文の際」「ミスなくスピーディーに対応するために」ということになる。
 また、仕様や期日、作成担当についても大まかに決めておくとよい。仕様については、事例であげた早見表やチェックリストのようなものにするのか、あるいは業務手順書のようなものにするかなど大枠の構成を決めておくことで、このあとのステップを効率的に進めることができる。

(2)情報を収集する
 マニュアル化したい作業について、やるべきことをリストアップしていく。これらの情報はあとで整理するため、このステップでは「必要であるかどうか」については意識をせず、思いつく限りできるだけ多くリストアップすることがポイントである。ベテラン作業者の作業を実際に見たりヒアリングを行ったりする他、作業用に利用しているノートやメモを見せてもらうことなども、情報を得る方法として効果的である。
 また、「3人寄れば文殊の知恵」ということわざもある通り、1人よりも複数で情報収集したほうがより優れたマニュアルができあがる。中小企業では、日々の業務に追われ、こうした時間を確保することが難しいが、毎日30分、毎週決まった曜日に1時間など、定期的にマニュアル作成のために費やす時間を設けることも方法の1つである。

(3)整理してまとめる
 情報が集まったら、それらを時系列ごとにまとめ、作業担当は誰か、どんな作業で何に気をつけて行うべきか、などを記入しまとめていく。また、集めた情報のうち不要だと思われるものはカットすることも重要である。
 このステップでのポイントは、この時点で100%完璧なマニュアルを作ろうとしないということだ。なぜ、100%でなくてよいのかということは、次稿で説明したい。

【より良いマニュアルを作成する方法とは?ポイントや注意点を押さえよう!】に続く

この記事の専門家

中小企業診断士

筑間 彰

ICPコンサルティング代表。
コンサルティングを行うほか、自ら学習塾を経営。プログラミングスクール、学習塾など、お客様と関係を作り、継続してお客様が来店する業種を得意とする。
中小企業診断士試験に関する著書など多数。

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動画マーケティング(YouTube等の活用)

補助金の活用に関する支援

販売促進(POP・新メニュー開発)

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