電子帳簿の導入で管理コストを削減しよう! 3 ~導入前の手続編~

執筆者:木村 祐介

更新日:2018年06月18日

導入に必要な3つの手続

(2の続き)
 本稿は、電子帳簿の導入までに必要な手続を説明したい。手続としては、主に以下の3点がある。各項目の検討時期は多少前後するだろうが、同時並行で進めればよい。
(1)電子帳簿システムの選定
(2)法定の「適正事務処理要件」を満たすための社内規程の策定
(3)管轄税務署への申請

(1)は、領収書画像にタイムスタンプを付与するために必須のものである。すでに経費精算システムを利用しているのであれば、電子帳簿に対応しているかをベンダー(提供会社)に照会するとよい。経費精算システムを利用していなければ、新規に導入する必要があるが、インターネットで「経費精算」と検索すれば、様々な製品の内容や評判、ランキングなどを確認することができる。無料体験ができるクラウドサービスなどもあるので、1度試してみてはいかがだろうか。

(2)は、国税庁のホームページにサンプルが公開されている。サンプルには、「適正事務処理規程」「事務分掌細則」「スキャナによる電子化保存規程」が含まれており、これを自社用にカスタマイズすれば、それほど大変な作業とはならないだろう。

(3)は、申請書のフォーマットなどが国税庁のホームページに掲載されている。こちらに記載のうえ、製品の機能説明書、ベンダーとの契約書、(2)で作成した社内規程、業務フロー図及び定期検査報告書のフォーマットなどを添付して提出する。なお、管轄税務署への提出は、運用開始日の3カ月前までに提出する必要がある。提出後、運用開始日までに否認の通知が来なければ、そのまま承認されたこととなる(これをみなし承認制という。)。

 申請書の様式などはこちらから(国税庁ホームページ)

 これらの手続が出来てしまえば、導入後の経費清算業務は格段に楽になるであろう。ためらっている間にも、領収書は増え続け、オフィスや倉庫スペースを圧迫し続ける。ベンダーも問い合わせれば、必要な情報を提供してくれるはずなので、まずは1度、連絡することをお勧めする。
 本稿では、領収書のみにフォーカスして説明したが、請求書、契約書、注文書や会計帳簿などもシステム導入により電子化が可能になっている。ぜひ、領収書の電子化と合わせて、ご検討いただきたい。

この記事の専門家

中小企業診断士

木村 祐介

早稲田大学法学部卒。
ネット配信企業にて経理職に従事。システムインテグレーター企業、アパレル小売などで財務・経理職を経験し、現在に至る。2015年に中小企業診断士として登録。工事業、製造業、教育事業、商店街支援などのコンサルティングを経験。

得意分野

財務会計

アパレル/インターネット業界

業務効率化

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