マイナンバーの利用と保管

マイナンバーの利用と保管

マイナンバーを安全に管理するためには、いくつかのポイントがあります。

  • マイナンバー管理の基本は、漏えいしない環境をつくること。

    マイナンバーの取扱のなかでも、特に注意したいのが「マイナンバーの保管」です。 情報の流出を防ぐために、次の5つに取り組む必要があります。

  • 1. マイナンバーを取り扱う担当者と責任者を決めて、取扱担当者の監督と研修を行う。
    取扱担当者の監督と研修

    マイナンバーを取り扱う担当者と責任者を決めます。 そして、マイナンバーの担当者と責任者以外には、マイナンバーを見ることができないように管理する必要があります。 担当者にはマイナンバー取扱の研修を行い、責任者への業務報告の方法を決めます。 また漏えいなどの発生時に備え、責任者に報告する体制をつくりましょう。

  • 2. マイナンバーを保管する場所と取り扱う場所を決める。
    保管する場所と取り扱う場所

    マイナンバーを保管する場所と取り扱う場所を決めましょう。 保管場所は鍵付きのキャビネット、取り扱う場所はパーティションや座席の配置変更などによって隔離するなど、 マイナンバー管理者以外が見ることのできない環境が必要です。外部に委託し、保管することも可能です。

  • 3. マイナンバーの管理を電子化する場合には、外部からの不正アクセスを防止する。
    不正アクセスを防止

    パソコンへのファイアウォールの設置や、ウィルス対策ソフトを導入し、常に最新の状態に保ちましょう。 またマイナンバー管理者以外はアクセスできないように、アクセス制御や認証セキュリティなどの対応も心がけましょう。 そして保管データは暗号化を行うことで、万が一の情報漏えいリスクに備えましょう。

  • 4. マイナンバーを取り扱った場合には記録に残し、不要になったマイナンバーは処分。
    不要になったマイナンバーは処分

    マイナンバーを取り扱う場合に、収集、確認、利用などの記録を残しましょう。 台帳に記載する、あるいはシステム上で履歴管理を行うなど、履歴を管理する方法を決めましょう。 また保管しているマイナンバーを廃棄する時期や方法を規定しましょう。

  • 5. 1~4を踏まえて、マイナンバーの取扱に関するルールをつくる。
    マイナンバーの取扱に関するルール

    マイナンバーの収集から廃棄に至るまでの一連の取扱について、第三者に明確な説明ができるルールづくりを行いましょう。

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