マイナンバーの利用と保管

マイナンバーの利用と保管

「紙」・「パソコン」での保管について。

  • マイナンバーを紙で管理する場合には
    紙を適切に管理し、利用と破棄の記録がわかるように残すことが重要。
    紙を適切に管理し、利用と破棄の記録がわかるように残すことが重要

    マイナンバーに関連する書類は、鍵付の専用キャビネットに保管しましょう。またマイナンバーの利用について記録することを、取扱上、明確にしておきましょう。
    マイナンバーの関連書類は、年度ごとに整理して法定保存期間(たとえば、扶養控除等申告書は最長7年間)は適切に管理し、期間を過ぎた書類は復元できないようにシュレッダーなどで廃棄しましょう。 そしてどのように廃棄したか分かる記録を保存しておきましょう。

  • マイナンバーをパソコンで管理する場合には
    アクセス制御とソフトウェアの更新が必要です。
    アクセス制御とソフトウェアの更新が必要

    マイナンバーをパソコンで管理する場合には、マイナンバー事務担当者しかアクセスできないようにしましょう。
    パソコンにはアクセス制御、認証、ファイアウォールなどのセキュリティ管理を施し、ウィルス対策ソフトは常に最新の状態を保ちましょう。 なお、担当者が退職した場合には、必ず認証( ID・パスワード等)を変更しましょう。
    また、パソコンで管理を行う場合でも、その取扱が明確にわかるようにしておきましょう。

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